ZARZĄDZENIE Nr 19/20
Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Żabnie
z dnia 20 kwietnia 2020 roku
w sprawie wprowadzenia w Ośrodku Pomocy Społecznej w Żabnie ograniczeń
w związku z wystąpieniem stanu epidemii
Na podstawie § 23 ust. 6 Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Żabnie przyjętego Uchwałą Nr XV/165/12 Rady Miejskiej w Żabnie z dnia 24 lutego 2012r. w sprawie nadania Statutu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Żabnie (Dz. Urz. Woj. Małopolskiego z dnia 29 marca 2012r., poz. 1398 z późn. zm.), §14 pkt 11 Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żabnie wprowadzonego Zarządzeniem nr 19/13 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Żabnie z dnia 27 grudnia 2013r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Żabnie z późn. zm. oraz na podstawie §13 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 kwietnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii
(Dz. U. poz. 697 z późn. zm.)
W trosce o bezpieczeństwo sanitarne mieszkańców Gminy Żabno w Ośrodku Pomocy Społecznej w Żabnie w celu zapobiegania ewentualnemu rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-Cov-2 wywołującego chorobę zakaźną COVID-19 a także innych wirusów i bakterii wprowadza się następujące ograniczenia:
§.1 Zasady ogólne
- Ograniczenie wyjść w środowisko, za wyjątkiem interwencji, w szczególności w zakresie ochrony zdrowia i życia podopiecznych Ośrodka,
- Konieczność uzgodnienia interwencji z Kierownikiem Ośrodka lub osobą zastępującą Kierownika oraz zewidencjonowanie wyjścia w rejestrze wyjść interwencyjnych pracowników socjalnych/asystentów rodziny.
- W sytuacji konieczności podjęcia interwencji, w szczególności w zakresie ochrony zdrowia i życia podopiecznych Ośrodka, pracownikom podejmującym interwencję zapewnia się środki ochrony osobistej.
- Wszystkie sprawy, w tym wnioski o udzielenie świadczeń i usług społecznych przyjmowane są wyłącznie:
- telefonicznie pod nr telefonu 14 645 64 33, 14 645 65 60,
- e - mailowo pod adresem ops@zabno.pl,
- za pośrednictwem e-PUAP: o86otc07a7
- pisemnie na adres Ośrodka, ul. Świętego Jana 3a, 33-240 Żabno
- pisemnie za pośrednictwem skrzynki korespondencyjnej znajdującej się w holu Ośrodka w godzinach urzędowania Ośrodka.
- Wnioski o ubieganie się o świadczenia z zakresu działu na rzecz rodzin, ustawy
o karcie dużej rodziny, wnioski w sprawach dodatków mieszkaniowych i dodatków energetycznych są do pobrania za pomocą strony internetowej Ośrodka https://ops.zabno.pl lub do pobrania w holu Ośrodka Pomocy Społecznej w Żabnie. - W przypadku jakichkolwiek wątpliwości czy potrzeby udzielenia pomocy w zakresie wypełniania wniosku prosi się o kontakt telefoniczny pod numerami telefonu wskazanymi w ust. 4.
- Sprawy, które wymagają bezwzględnie bezpośredniej wizyty w Ośrodku będą realizowane wyłącznie po telefonicznym uzgodnieniu terminu z pracownikiem Ośrodka.
- Odwołuje się realizację specjalistycznych usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi,
- Zwiesza się działalność Klubu Senior + w Żabnie oraz Placówki Wsparcia Dziennego dla dzieci i młodzieży w gminie Żabno.
§ 2. Usługi opiekuńcze
- Usługi opiekuńcze świadczone osobom samotnym lub samotnie gospodarującym lub w rodzinie, której członkowie ze względu na wiek i stan zdrowia nie są w stanie zapewnić odpowiedniej pomocy w codziennym funkcjonowaniu obejmować będą wykonywanie podstawowych, niezbędnych czynności zdiagnozowanych indywidualnie do stanu zdrowia i zakresu samodzielności podopiecznego.
Kontakt osobisty z osobą, której świadczone się usługi zostaje ograniczony do niezbędnego minimum. - W przypadku zwiększonej trudności w realizacji usług opiekuńczych, będącej skutkiem niewystarczającej ilości opiekunek domowych, w pierwszej kolejności zapewnia się usługi opiekuńcze osobom samotnym.
- Opiekunki środowiskowe zobowiązuje się do prowadzenia samokontroli własnego stanu zdrowia poprzez mierzenie temperatury i obserwację samopoczucia. W razie jakichkolwiek dolegliwości opiekunki zobowiązuje się do kontaktu z Ośrodkiem. Pracownicy wykazujący objawy przeziębienia lub grypy nie będą dopuszczeni do świadczenia usług.
- Pracownikom świadczącym usługi opiekuńcze zapewnia się środki ochrony osobistej (rękawice, maski, środki dezynfekujące, fartuchy jednorazowe).
- Sytuacja zdrowotna i bytowa osób objętych usługami opiekuńczymi będzie monitorowana również poprzez kontakt telefoniczny pracownika socjalnego z tymi osobami i ich opiekunkami. Z rozmowy telefonicznej pracownik socjalny sporządza notatkę służbową.
§ 3. Pomoc prawna i psychologiczna
- W Punkcie Informacyjno – Konsultacyjnym porady psychologa będą udzielane wyłącznie telefonicznie, po wcześniejszym ustaleniu terminu pod numerami telefonu wskazanymi w punkcie §1 ust. 4
- Porady prawne będą udzielane po wcześniejszym telefonicznym ustaleniu terminu konsultacji w formie odpowiedzi na pytania, opinii prawnej, pisma procesowego.
- Zapytania i dokumenty strony mogą przekazać prawnikowi za pośrednictwem skrzynki korespondencyjnej zlokalizowanej w holu Ośrodka, drogą e –mailową lub telefonicznie. Zwrotna informacja prawna będzie przekazywana drogą e – mailową lub pocztą tradycyjną wyłącznie w przypadku braku adresu e – mail.
§ 4. Asystenci rodziny
- Kontakty asystenta rodziny z rodzinami asystenckimi ogranicza się do minimum. Zobowiązuje się asystentów rodziny do systematycznego kontaktu telefonicznego z rodzinami będącymi pod jego opieką. Z każdej rozmowy winna być sporządzona adnotacja w karcie pracy asystenta rodziny. Karta pracy powinna być podpisana przez asystenta rodziny i powinna zawierać sformułowanie, że działania podejmowane są w sposób telefoniczny z uwagi na sytuację zagrożenia koronawirusem.
- W sytuacjach interwencyjnych, szczególnie gdy zagrożone jest dobro dziecka, asystent rodziny konsultuje się z pracownikiem socjalnym i podejmuje działania interwencyjne w sposób opisany w punkcie §1 ust. 2 i 3.
- Asystenci rodziny czynności zawodowe wykonują w Ośrodku Pomocy Społecznej lub podczas pracy zdalnej podczas pracy zdalnej zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 z późn. zm.).
§ 5. Organizacja Zespołu Interdycyplinarnego / Grup Roboczych
- Działalność zespołu interdyscyplinarnego ogranicza się do niezbędnych zadań (np. do powoływania grup roboczych), wykonywanych za pomocą zdalnych środków komunikacji a w przypadku zorganizowania posiedzenia grupy roboczej w sposób tradycyjny bezwzględnie stosuje się podstawowe zasady dotyczące zapobiegania wirusa SARS-CoV-2 w szczególności zabezpieczenie zachowania odległości, zabezpieczenie w środki ochrony osobistej (rękawiczki, maseczki, płyny do dezynfekcji).
- Osoba doświadczająca przemocy w rodzinie w przypadku zorganizowania grupy roboczej w sposób tradycyjny może uczestniczyć w grupie za pomocą zdalnych środków komunikacji, a jeżeli wyrazi chęć, w sposób osobisty po zabezpieczeniu
w środki ochrony osobistej (rękawiczki, maseczki, płyny dezynfekcji). - Osoba, co do której istnieje podejrzenie stosowania przemocy w rodzinie
w przypadku zorganizowania posiedzenia grupy roboczej w sposób tradycyjny, jeżeli nie pozostaje w kwarantannie, zostaje wezwana na posiedzenie grupy roboczej
i zabezpieczona w środki ochrony osobistej. - W miarę możliwości, zgłoszenia o przypadkach wystąpienia przemocy
w rodzinie, przyjmowane są w formie telefonicznej lub za pośrednictwem innych dostępnych środków komunikacji elektronicznej. - W przypadku przyjęcia zgłoszenia przez pracowników jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, ochrony zdrowia, oświaty, gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych przekazuje się informację do Policji i ustala dalszy tok postępowania.
- Bieżące ustalenia dotyczące sytuacji rodzin objętych pomocą w formie procedury „Niebieskie Karty” dokonuje się pomiędzy członkami grupy roboczej za pośrednictwem rozmów telefonicznych/video konferencji/korespondencji mailowej czy innej formy korespondencji elektronicznej.
- Po ustaleniu indywidualnego planu pomocy dla osoby, co do której istnieje podejrzenie, że jest dotknięta przemocą w rodzinie i jej rodziny, wyznacza się jednego przedstawiciela grupy roboczej do kontaktu z osobą doświadczającą przemocy
w rodzinie (tzw. opiekuna osoby doznającej przemocy – preferowany pracownik socjalny) oraz jednego przedstawiciela grupy roboczej do kontaktu z osobą stosującą przemoc (tzw. opiekuna osoby stosującej przemoc – preferowany Policjant) i na bieżąco monitoruje się sytuację rodziny, o ile to możliwe, za pośrednictwem rozmów telefonicznych lub dostępnych środków komunikacji elektronicznej. - Dokonuje się rozeznania i przekazuje osobom doświadczającym przemocy w rodzinie, za pomocą pośrednich środków komunikacji, informacje o dostępnych na terenie gminy lub powiatu miejscach i instytucjach, które udzielają wsparcia specjalistycznego (np. psychologicznego czy prawnego), w szczególności poradnictwa specjalistycznego udzielanego za pomocą rozmów telefonicznych czy komunikacji elektronicznej.
- Preferuje się formy kontaktu telefonicznego (czy mailowego) co nie wyklucza
w szczególnych przypadkach możliwości bezpośrednich spotkań członków Grupy Roboczej z osobą doznającą przemocy w rodzinie czy sprawcą przemocy (spotkania przeprowadzać w pomieszczeniach zapewniających wszelkie warunki bezpieczeństwa sanitarnego związane z ochroną przed SARS-CoV-2, w szczególności w zakresie zachowania odpowiedniej odległości osób uczestniczących w spotkaniu. - W sytuacjach szczególnych i tego wymagających możliwe są również wizyty członka Grupy Roboczej w miejscu zamieszkania rodzin doświadczających przemocy
w rodzinie (w takich sytuacjach osoba powinna zostać wyposażona we wszelkie możliwe środki bezpieczeństwa takie jak np. maseczki, jednorazowe rękawiczki czy płyny dezynfekujące).
§ 6. Uproszczona procedura postępowania administracyjnego w sprawach opartych o wywiad środowiskowy
- Z przyczyn związanych z przeciwdziałaniem COVID-19 przyznanie świadczeń, o których mowa w ustawie z 12.03.2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2019 r. poz. 1507 ze zm.) – dalej u.p.s., w szczególności osobie lub rodzinie, które zostały poddane kwarantannie w związku z podejrzeniem zakażenia lub choroby zakaźnej, nie wymaga przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego lub aktualizacji wywiadu środowiskowego, a ustalenie sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej może nastąpić na podstawie:
- rozmowy telefonicznej z pracownikiem socjalnym
- dokumentów lub oświadczenia, o których mowa w art. 107 ust. 5b u.p.s., a także ich kopii, w tym elektronicznych, uzyskanych od osoby lub rodziny ubiegającej się o pomoc, przekazanych za pośrednictwem:
- elektronicznie (jeżeli klient nie ma możliwości skorzystania z e- PUAP może przekazać dokument w formie faksu, skanu itd.),
- za pośrednictwem operatora pocztowego,
- pośrednictwem skrzynki korespondencyjnej zlokalizowanej w holu Ośrodka
- informacji udostępnionych przez podmioty, o których mowa w art. 105 tej ustawy.
- Z przyczyn związanych z przeciwdziałaniem COVID-19 przyznawanie lub aktualizacja prawa do świadczeń opiekuńczych, o których mowa w ustawie z 28.11.2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 111 ze zm.) – dalej u.ś.r., oraz zasiłku dla opiekuna, o którym mowa w ustawie z 4.04.2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów (Dz.U. z 2017 r. poz. 2092 ze zm.), w szczególności osobie, która została poddana kwarantannie w związku z podejrzeniem o zakażenie lub o chorobę zakaźną, nie wymaga przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego, a ustalenie sprawowania opieki może nastąpić w szczególności na podstawie:
- rozmowy telefonicznej z pracownikiem socjalnym,
- dokumentów lub oświadczeń, a także ich kopii, w tym elektronicznych, uzyskanych od osoby ubiegającej się o świadczenie lub je otrzymującej, lub od członków jej rodziny, przekazanych:
- elektronicznie (jeżeli klient nie ma możliwości skorzystania z e- PUAP może przekazać dokument w formie faksu, skanu itd.),
- za pośrednictwem operatora pocztowego,
- pośrednictwem skrzynki korespondencyjnej zlokalizowanej w holu Ośrodka
- Informacje związane z ustaleniem sytuacji osobistej rodzinnej i dochodowej/majątkowej na podstawie rozmowy telefonicznej, mogą zostać odnotowane:
- na druku rodzinnego wywiadu środowiskowego z adnotacją, iż informacje zostały uzyskane na podstawie rozmowy telefonicznej z klientem. Druk powinien być podpisany przez pracownika z adnotacją przyczyny braku podpisu osoby ubiegającej się o świadczenie lub
- w notatce służbowej. Notatka służbowa jako odpowiednik rodzinnego wywiadu środowiskowego i istotny dokument (dowód) w sprawie administracyjnej zawiera wszystkie niezbędne informacje, które ujmuje druk rodzinnego wywiadu środowiskowego, m.in. plan pomocy, informacje dotyczące możliwości uzyskania wsparcia od innych osób, skład rodziny, dochody, sytuacja finansowa, bytowa
i nie może zawierać lakonicznych stwierdzeń. Notatka służbowa powinna być podpisana przez pracownika z adnotacją przyczyny jej sporządzenia, informacją co do przyczyny braku podpisu osoby ubiegającej się o świadczenie oraz z adnotacją, iż informacje zostały uzyskane na podstawie rozmowy telefonicznej. Notatka służbowa ma być swoistym "odpowiednikiem" formularza rodzinnego wywiadu środowiskowego, niepodpisanego przez stronę z powodów związanych
z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.
- Niezależnie od ust. 1-3 w przypadkach wymagających interwencji pracownika Ośrodka, stosuje się zasady określone w §1 ust. 2 i 3.
- Postępowanie prowadzone w sposób uproszczony powinno być prowadzone rzetelnie, a informacje stanowiące podstawę do wydania decyzji powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji postępowania.
§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.